醫院中心檔案室的職能是保證醫院文件的及時、規范歸檔，同時提供方便查詢的服務。隨著時代的發展，社會信息化程度越來越高，對醫院檔案管理工作提出了更高的要求。檔案室自身管理的規范化、標準化是確保檔案收集的全面性、歸檔編目的科學性及查找利用的高效性的重要基礎。采用整理、整頓、清掃、清潔和素養5個項目的現場管理法（5S管理），推進醫院中心檔案室規范化管理，有助于提高檔案管理人員工作積極性，提高工作效率，提升管理品質。
引用本文： 王東云, 李玲, 廖琴. 實施5S管理，推進醫院中心檔案室規范化建設. 華西醫學, 2016, 31(12): 2072-2075. doi: 10.7507/1002-0179.201600568 復制
醫院檔案是醫院的歷史見證，是醫療、教學、科研、宣傳的第一手資料。檔案室的建設是醫院發展過程中不可或缺的一項基礎工程[1]。隨著時代的發展，社會信息化程度越來越高，對醫院檔案管理工作提出了更高的要求。檔案室自身管理的規范化、標準化是確保檔案收集的全面性、歸檔編目的科學性及查找利用的高效性的重要基礎。采用整理（seiri）、整頓（seiton）、清掃（seiso）、清潔（seiketsu）和素養（shitsuke）5個項目的現場管理法（5S管理）推進醫院中心檔案室規范化管理，有助于提高檔案管理人員工作積極性，提高工作效率，提升管理品質。
1 5S管理的含義
5S管理源于日本企業，為了確保生產作業，在現場對材料、設備、人員等生產要素開展相應的整理、整頓、清掃、清潔和素養等活動。通過5S管理活動的實施，日本企業產品的品質迅速提升，塑造了良好的企業形象，有效改善了工作環境，奠定了日本作為制造業霸主的地位[2]。
1.1 整理
對工作場所各個工位或設備的前后、通道左右、房屋上下、工具箱內外以及各個死角的現實擺放和停滯的各種物品進行分類，區分必需和非必需的物品，現場只保留必需的物品。
1.2 整頓
以定名、定量、定位的方式放置物品，明確數量，明確標識，避免因找尋物品而浪費時間。
1.3 清掃
消除辦公場所臟污，保持干凈明亮，防止發生污染，為員工提供良好的工作環境。
1.4 清潔
通過制度化手段維持整理、整頓、清掃成果，規范管理。
1.5 素養
提升職工素質，使其形成文明禮貌、按規定辦事的良好工作習慣。
2 5S管理在醫院中心檔案室的實施
醫院中心檔案室作為全院檔案資料收集、整理、保存的特殊部門，對規范化管理程度的要求較高。近年來，隨著醫院的不斷發展，檔案資料逐年增多，原有中心檔案室略顯擁擠且較為雜亂，極不適應現代管理和檔案事業發展需要。在醫院中心檔案室實施5S管理，有助于實現管理的標準化，工作的高效性，確保檔案安全。另一方面，醫院中心檔案室作為幾乎與醫院所有科室都有工作聯系的重要部門，其管理行為將直接影響到整個行政職能部門甚至是臨床科室的管理。故在醫院中心檔案室推行5S管理對醫院來說非常重要。項目啟動之初，醫院即成立了5S推廣與深度運用小組，制定活動方案，核定5S管理規范和審核標準（表 1），以確保其有序實施。同時組織工作人員集中學習5S管理基本知識，使其充分認識實施5S管理的重要性及必要性，營造推進工作順利實施的良好氛圍。
表1
5S管理自檢表
2.1 前期準備
指定專人負責醫院中心檔案室5S管理模式的實施和推進，小組成員明確分工與職責。
2.2 實施過程
企業在實施5S管理過程中，一般應遵循圖 1所示的過程[3]。
圖1
5S管理過程示意圖
2.2.1 整理
區分要和不要的物品，區分完后再將不需要的加以處理[4]。設置廢棄物品處理箱，集中收集，每周集中處置。所有文件資料必須使用碎紙機粉碎后集中丟棄。根據物品日常使用量，對不常用、常用和需求量大的物品采取不同的存儲方式和數量規劃，并確定其在作業現場的使用周轉基數，將多余的物品集中存放于庫房中。此舉有效實現了作業面積的改善和增加，最大限度地減少了庫存，節約資金。
2.2.2 整頓
檔案室整理后的物品和設備集中放置在工作區域，使用規范的標記線固定物品位置。所有文件夾使用統一標識，注明序號，固定擺放位置，確保使用前后位置一致。定位、定品、定量、定責是整頓的關鍵[5]。
2.2.3 清掃
在整理、整頓的基礎上，對醫院中心檔案室進行全面大掃除。必要時對污損嚴重的墻面、窗戶等作粉刷、修補或更換處理。明確每日清掃內容和大清掃周期，添補防蟲片，消除蟲害隱患。設備設施使用后，嚴格做到及時清潔、消毒、保養，并派人定期檢修。
2.2.4 清潔
此階段的核心是制度落地，確保前面3S成果的維持。即根據醫院中心檔案室實際運行情況，將前3S的要求納入各崗位職責及相關規章制度中，要求館員嚴格按照崗位職責和5S管理標準開展工作，使醫院中心檔案室制度化、規范化、標準化運作。同時，加強對館員5S管理實施的監督考核，將檔案室劃分責任區域，所有館員分工合作，各司其職，使室內每一個角落都得到有效管理。5S推廣與深度運用小組每月定期對檔案室考核2次，日常隨時檢查，對存在的問題及時進行整改，確保工作環境干凈、整潔，各種設施、物品無塵、無污跡。
2.2.5 素養
員工的素養是保證工作質量的重要因素之一。培養員工積極的工作態度、主動性與責任感和愛崗敬業的品質，是5S活動的核心[6]。為提高館員的素養，醫院中心檔案室多次組織全體館員集中進行5S管理知識、業務知識、禮儀知識培訓，提升其對自身職業的認同感、歸屬感，充分調動其工作積極性，幫助其養成良好的職業道德和工作習慣，自覺地將5S管理理念運用到自己的工作、學習和生活中。
2.3 5S管理成果的維護
由于醫院中心檔案室的辦公室與檔案庫房、檔案閱覽室在功能性質上有所區別，因此在辦公室5S推行過程中根據實際情況對5S工作內容及標準作了補充和細化，對辦公桌的使用作了明確規定（圖 2）。為確保標準化管理，還統一制作文件夾標簽，用視覺識別統一標識，統一定置后物品和環境的視覺識別。此外，為維護5S成果，要求每位館員每日自查一次辦公桌抽屜使用情況，桌面隨時保證各類物品定位擺放。
圖2
辦公桌標準化整理
3 實施效果
通過自制問卷對13名檔案室專兼職工作人員及27名臨床科室兼職檔案管理員進行調查，調查量表分別從工作環境、常用物品準備耗時情況、檔案室耗品管理、檔案查找效率、工作主動性5個方面進行調查，采用1~5級評分法，1分表示比實施前差，2分表示與實施前相似，3分表示比實施前好，4分表示比實施前明顯改善。由40名參加調查人員對實施后1、3和6個月的效果進行主觀評價，總分越高表示參加調查人員主觀感受到的實施效果越好。
3.1 工作環境改善，室館形象規范化
現場觀察可以看出，通過5S管理的實施，醫院中心檔案室檔案庫房、檔案閱覽室、辦公室面貌煥然一新，各區域標識清晰醒目，各類物品嚴格按5S定置圖定位擺放，現場無任何雜亂物品，地面、墻面干凈整潔，設備設施干凈、擺放整齊，整個現場寬敞明亮，極大改善和提高了室館形象。調查顯示，工作人員對工作環境的平均評分為3.39分（表 2），效果評價在比實施前好與比實施前明顯改善之間。
表2
工作人員對檔案室實施5S管理后效果的主觀評價（分）
3.2 工作效率明顯提高，檔案利用率高效能
通過明確各類物品定位、明確分工與對應的工作職責，制定工作流程等，消除了人員和物品管理上的混亂，使每位館員操作準確、快速、便捷，有效提高了整體工作效率及工作質量。通過表 2可以看出，工作人員對檔案查找效率的主觀評分平均為3.38分，介于比實施前好與比實施前明顯改善之間。實施5S管理1年后，檔案利用率明顯增加，服務對象普遍反映等候時間明顯縮短。
3.3 工作壓力減輕，員工主觀能動性增強
對實施5S管理前后巨大改變的切身感受，使館員的觀念得到極大的改善，不僅強化了其管理觀念，更拓寬了管理思路。最重要的是，通過5S管理模式的實施，館員們不再是被動地接受管理，而是主動參與其中，結合自身經驗提出了很多寶貴的可行性建議，對強化5S管理成果起到了積極的推動作用。
3.4 耗品管理有序，有效杜絕浪費
清除不必需用品，對必需用品登記造冊并定位存放、專人專管，減少了清點流程和時間，且保證了物品的持續供應及品質，杜絕了大量積壓而造成的浪費。此次5S管理的實施，初步打造了標準化的醫院中心檔案室。另一方面，通過5S管理實施清除無用物資，有效拓展了室館可用空間。
3.5 辦公環境標準化，管理成效明顯
檔案工作標準化、規范化是實現現代檔案管理的重要環節。我們通過實施5S管理逐步建立了標準化的辦公環境，為檔案工作有序開展提供了良好的環境條件。同時，標準化的醫院中心檔案室使醫院其他行政職能部門員工直觀感受到5S管理成效，紛紛前來取經并在科室加以實施，對整個行政職能部門標準化辦公環境的打造起到了積極推動作用。
4 結語
5S現場管理法能夠營造一種“人人積極參與，事事遵守標準”的良好氛圍[7]，5S管理具有良好的督導性，只有指定良好的管理方法，做到人人參與管理，科學有序，調動工作人員的主動性，才能更好地提高工作質量和效率[8]。在5S管理模式的推行和實施過程中，需要注意的是，管理者自身必須加強學習，深刻認識其重要作用和最終目標，并結合工作實際不斷加強員工對5S管理知識的學習培訓，有計劃、有步驟地逐步深化現場管理活動。此外，管理者應根據員工實際崗位采取多種管理形式，制定相應可行的工作流程或辦法，并持續監督考核管理成效，只有這樣，才能穩步整體提升現場管理水平，從而創造一個持續改善的良好工作環境。
醫院檔案是醫院的歷史見證，是醫療、教學、科研、宣傳的第一手資料。檔案室的建設是醫院發展過程中不可或缺的一項基礎工程[1]。隨著時代的發展，社會信息化程度越來越高，對醫院檔案管理工作提出了更高的要求。檔案室自身管理的規范化、標準化是確保檔案收集的全面性、歸檔編目的科學性及查找利用的高效性的重要基礎。采用整理（seiri）、整頓（seiton）、清掃（seiso）、清潔（seiketsu）和素養（shitsuke）5個項目的現場管理法（5S管理）推進醫院中心檔案室規范化管理，有助于提高檔案管理人員工作積極性，提高工作效率，提升管理品質。
1 5S管理的含義
5S管理源于日本企業，為了確保生產作業，在現場對材料、設備、人員等生產要素開展相應的整理、整頓、清掃、清潔和素養等活動。通過5S管理活動的實施，日本企業產品的品質迅速提升，塑造了良好的企業形象，有效改善了工作環境，奠定了日本作為制造業霸主的地位[2]。
1.1 整理
對工作場所各個工位或設備的前后、通道左右、房屋上下、工具箱內外以及各個死角的現實擺放和停滯的各種物品進行分類，區分必需和非必需的物品，現場只保留必需的物品。
1.2 整頓
以定名、定量、定位的方式放置物品，明確數量，明確標識，避免因找尋物品而浪費時間。
1.3 清掃
消除辦公場所臟污，保持干凈明亮，防止發生污染，為員工提供良好的工作環境。
1.4 清潔
通過制度化手段維持整理、整頓、清掃成果，規范管理。
1.5 素養
提升職工素質，使其形成文明禮貌、按規定辦事的良好工作習慣。
2 5S管理在醫院中心檔案室的實施
醫院中心檔案室作為全院檔案資料收集、整理、保存的特殊部門，對規范化管理程度的要求較高。近年來，隨著醫院的不斷發展，檔案資料逐年增多，原有中心檔案室略顯擁擠且較為雜亂，極不適應現代管理和檔案事業發展需要。在醫院中心檔案室實施5S管理，有助于實現管理的標準化，工作的高效性，確保檔案安全。另一方面，醫院中心檔案室作為幾乎與醫院所有科室都有工作聯系的重要部門，其管理行為將直接影響到整個行政職能部門甚至是臨床科室的管理。故在醫院中心檔案室推行5S管理對醫院來說非常重要。項目啟動之初，醫院即成立了5S推廣與深度運用小組，制定活動方案，核定5S管理規范和審核標準（表 1），以確保其有序實施。同時組織工作人員集中學習5S管理基本知識，使其充分認識實施5S管理的重要性及必要性，營造推進工作順利實施的良好氛圍。
表1
5S管理自檢表
2.1 前期準備
指定專人負責醫院中心檔案室5S管理模式的實施和推進，小組成員明確分工與職責。
2.2 實施過程
企業在實施5S管理過程中，一般應遵循圖 1所示的過程[3]。
圖1
5S管理過程示意圖
2.2.1 整理
區分要和不要的物品，區分完后再將不需要的加以處理[4]。設置廢棄物品處理箱，集中收集，每周集中處置。所有文件資料必須使用碎紙機粉碎后集中丟棄。根據物品日常使用量，對不常用、常用和需求量大的物品采取不同的存儲方式和數量規劃，并確定其在作業現場的使用周轉基數，將多余的物品集中存放于庫房中。此舉有效實現了作業面積的改善和增加，最大限度地減少了庫存，節約資金。
2.2.2 整頓
檔案室整理后的物品和設備集中放置在工作區域，使用規范的標記線固定物品位置。所有文件夾使用統一標識，注明序號，固定擺放位置，確保使用前后位置一致。定位、定品、定量、定責是整頓的關鍵[5]。
2.2.3 清掃
在整理、整頓的基礎上，對醫院中心檔案室進行全面大掃除。必要時對污損嚴重的墻面、窗戶等作粉刷、修補或更換處理。明確每日清掃內容和大清掃周期，添補防蟲片，消除蟲害隱患。設備設施使用后，嚴格做到及時清潔、消毒、保養，并派人定期檢修。
2.2.4 清潔
此階段的核心是制度落地，確保前面3S成果的維持。即根據醫院中心檔案室實際運行情況，將前3S的要求納入各崗位職責及相關規章制度中，要求館員嚴格按照崗位職責和5S管理標準開展工作，使醫院中心檔案室制度化、規范化、標準化運作。同時，加強對館員5S管理實施的監督考核，將檔案室劃分責任區域，所有館員分工合作，各司其職，使室內每一個角落都得到有效管理。5S推廣與深度運用小組每月定期對檔案室考核2次，日常隨時檢查，對存在的問題及時進行整改，確保工作環境干凈、整潔，各種設施、物品無塵、無污跡。
2.2.5 素養
員工的素養是保證工作質量的重要因素之一。培養員工積極的工作態度、主動性與責任感和愛崗敬業的品質，是5S活動的核心[6]。為提高館員的素養，醫院中心檔案室多次組織全體館員集中進行5S管理知識、業務知識、禮儀知識培訓，提升其對自身職業的認同感、歸屬感，充分調動其工作積極性，幫助其養成良好的職業道德和工作習慣，自覺地將5S管理理念運用到自己的工作、學習和生活中。
2.3 5S管理成果的維護
由于醫院中心檔案室的辦公室與檔案庫房、檔案閱覽室在功能性質上有所區別，因此在辦公室5S推行過程中根據實際情況對5S工作內容及標準作了補充和細化，對辦公桌的使用作了明確規定（圖 2）。為確保標準化管理，還統一制作文件夾標簽，用視覺識別統一標識，統一定置后物品和環境的視覺識別。此外，為維護5S成果，要求每位館員每日自查一次辦公桌抽屜使用情況，桌面隨時保證各類物品定位擺放。
圖2
辦公桌標準化整理
3 實施效果
通過自制問卷對13名檔案室專兼職工作人員及27名臨床科室兼職檔案管理員進行調查，調查量表分別從工作環境、常用物品準備耗時情況、檔案室耗品管理、檔案查找效率、工作主動性5個方面進行調查，采用1~5級評分法，1分表示比實施前差，2分表示與實施前相似，3分表示比實施前好，4分表示比實施前明顯改善。由40名參加調查人員對實施后1、3和6個月的效果進行主觀評價，總分越高表示參加調查人員主觀感受到的實施效果越好。
3.1 工作環境改善，室館形象規范化
現場觀察可以看出，通過5S管理的實施，醫院中心檔案室檔案庫房、檔案閱覽室、辦公室面貌煥然一新，各區域標識清晰醒目，各類物品嚴格按5S定置圖定位擺放，現場無任何雜亂物品，地面、墻面干凈整潔，設備設施干凈、擺放整齊，整個現場寬敞明亮，極大改善和提高了室館形象。調查顯示，工作人員對工作環境的平均評分為3.39分（表 2），效果評價在比實施前好與比實施前明顯改善之間。
表2
工作人員對檔案室實施5S管理后效果的主觀評價（分）
3.2 工作效率明顯提高，檔案利用率高效能
通過明確各類物品定位、明確分工與對應的工作職責，制定工作流程等，消除了人員和物品管理上的混亂，使每位館員操作準確、快速、便捷，有效提高了整體工作效率及工作質量。通過表 2可以看出，工作人員對檔案查找效率的主觀評分平均為3.38分，介于比實施前好與比實施前明顯改善之間。實施5S管理1年后，檔案利用率明顯增加，服務對象普遍反映等候時間明顯縮短。
3.3 工作壓力減輕，員工主觀能動性增強
對實施5S管理前后巨大改變的切身感受，使館員的觀念得到極大的改善，不僅強化了其管理觀念，更拓寬了管理思路。最重要的是，通過5S管理模式的實施，館員們不再是被動地接受管理，而是主動參與其中，結合自身經驗提出了很多寶貴的可行性建議，對強化5S管理成果起到了積極的推動作用。
3.4 耗品管理有序，有效杜絕浪費
清除不必需用品，對必需用品登記造冊并定位存放、專人專管，減少了清點流程和時間，且保證了物品的持續供應及品質，杜絕了大量積壓而造成的浪費。此次5S管理的實施，初步打造了標準化的醫院中心檔案室。另一方面，通過5S管理實施清除無用物資，有效拓展了室館可用空間。
3.5 辦公環境標準化，管理成效明顯
檔案工作標準化、規范化是實現現代檔案管理的重要環節。我們通過實施5S管理逐步建立了標準化的辦公環境，為檔案工作有序開展提供了良好的環境條件。同時，標準化的醫院中心檔案室使醫院其他行政職能部門員工直觀感受到5S管理成效，紛紛前來取經并在科室加以實施，對整個行政職能部門標準化辦公環境的打造起到了積極推動作用。
4 結語
5S現場管理法能夠營造一種“人人積極參與，事事遵守標準”的良好氛圍[7]，5S管理具有良好的督導性，只有指定良好的管理方法，做到人人參與管理，科學有序，調動工作人員的主動性，才能更好地提高工作質量和效率[8]。在5S管理模式的推行和實施過程中，需要注意的是，管理者自身必須加強學習，深刻認識其重要作用和最終目標，并結合工作實際不斷加強員工對5S管理知識的學習培訓，有計劃、有步驟地逐步深化現場管理活動。此外，管理者應根據員工實際崗位采取多種管理形式，制定相應可行的工作流程或辦法，并持續監督考核管理成效，只有這樣，才能穩步整體提升現場管理水平，從而創造一個持續改善的良好工作環境。
