引用本文： 羅燕, 周芹, 王宇, 馬登艷, 刁永書. 精細化管理在住院患者紙質檢查報告歸檔管理中的應用. 華西醫學, 2016, 31(11): 1930-1933. doi: 10.7507/1002-0179.201600530 復制
輔助檢查報告是患者住院過程中不可缺少的一部分，是患者疾病診斷及選擇醫療方法的有效依據[1]，也是教學、科研的重要原始資料，同時在刑事案件中犯人保外就醫、民事糾紛、法醫鑒定等決定仲裁結果中肩負著特殊的法律責任[2-3]，因此將紙質檢查報告及時歸檔以促進住院患者病案資料的完整性十分重要。然而住院患者紙質檢查報告涉及多部門、多環節的管理，紙質檢查報告不能及時歸檔的問題普遍存在[4-6]。2013年8月－2014年1月，我們對本科住院患者紙質檢查報告歸檔情況展開調查，發現具體問題、討論分析原因之后，于2014年2月－7月結合科室實際情況將精細化管理理論應用到住院患者紙質檢查報告歸檔管理工作中，管理效果明顯提高。現報告如下。
1 資料與方法
1.1 精細化管理前紙質檢查報告歸檔管理現狀
1.1.1 精細化管理前紙質檢查報告歸檔管理方法
本院的紙質檢查報告單由中央運輸人員送入我科A、B病區護士站，放入病區貼有“送入”標簽的檢查報告專用抽屜中暫時存放，每日由各醫療組醫師將檢查報告及時歸入患者病歷檔案資料中。
1.1.2 精細化管理前紙質檢查報告歸檔情況
2013年8月－2014年1月，每日由辦公班護士收集各類紙質檢查報告的總例數及未及時歸檔的例數并記錄在紙質檢查報告歸檔情況登記本，統計出半年來紙質檢查報告共10 641份，未及時歸檔的有1 212張，未及時歸檔率為11.39%。
超聲檢查報告、腎臟活體組織檢查光學顯微鏡/電子顯微鏡病理診斷檢驗報告、心電圖報告、X線片/CT/MRI報告、心臟彩色超聲報告、病理診斷報告、細胞病理報告單、其他檢查報告（如幽門螺桿菌檢測報告、結核桿菌檢測報告等）未及時歸檔率依次為7.18%、27.96%、17.70%、2.26%、6.99%、7.32%、7.60%、11.38%。各類紙質檢查報告未及時歸檔率波動于 2.26%～27.96%，腎活體組織檢查光學顯微鏡/電子顯微鏡病理診斷檢驗報告未及時歸檔率最高（27.96%）。
1.2 精細化管理前紙質檢查報告未及時歸檔的原因分析
1.2.1 臨床醫護人員對紙質檢查報告歸檔工作重視度不夠，法律意識不強，責任心不夠
臨床醫護人員專注于臨床專科知識的學習，而忽略了法律知識的學習以致法律知識欠缺，對紙質檢查報告的法律重要性認識程度不足；認為在臨床科室只要治療好患者的疾病就行，至于檢查報告看過知道結果就可以，歸不歸入病歷內并不重要，而忽視了檢查報告的歸檔工作。
其次，伴隨著網絡化的高度發展，醫師可以簡單地從網絡上獲取信息，對紙質報告單的重視程度下降，導致檢查報告久置于檢查報告“送入”抽屜中。再者，醫護人員的工作非常瑣碎，未能及時完成檢查報告的歸檔工作。
1.2.2 紙質檢查報告專用抽屜并不“專一”
我科A、B病區護士站均有貼有“送入”標簽的檢查報告專用抽屜中，雖僅有2個，但增加了中央運輸人員為檢查報告分區的流程，多了一重分類犯錯的機會，致使醫師不能及時找到檢查報告，而不能及時完成檢查報告的歸檔工作。
1.2.3 紙質檢查報告歸檔工作無明確的負責人
既往紙質檢查報告歸檔工作由各個醫療組醫師負責，每個醫療組由一名主治醫師和數名進修醫師、研究生、實習生組成，檢查報告歸檔工作參與人員多，無明確的負責人。而進修醫師、研究生、實習生流動性大，對紙質檢查報告歸檔流程熟悉度不夠，對醫院各項制度的執行容易遺忘或者欠規范，常不能及時完成檢查報告的歸檔工作。
1.2.4 特殊患者的紙質檢查報告歸檔工作有一定難度
特殊患者即轉科、出院、死亡患者，由于部分檢驗項目其檢驗過程需要幾天甚至1周以上才能得出檢查報告結果，當其紙質檢查報告送入科室時，患者的病歷已送病案科或者其他科室，不能及時將檢查報告歸檔。
在本科，主要以腎活體組織檢查光學顯微鏡/電子顯微鏡病理診斷檢驗報告出檢查報告的等待時間較長，待檢查報告回到科室時，多數患者已出院，這也是導致2013年8月－2014年1月1 699份腎活體組織檢查光學顯微鏡/電子顯微鏡病理診斷檢驗報告未及時歸檔比例明顯高于其他檢查報告的主要原因。
1.3 精細化管理：“紙質檢查報告歸檔”方法
1.3.1 法制意識的培養與理論知識的學習
在科室領導的帶領下，科室組織醫護人員學習紙質檢查報告的重要性，強調紙質檢查報告單歸檔所具有的臨床作用及法律意義；學習基礎法律知識與醫德醫風，對當下有關檢查報告的醫療糾紛展開討論與分析；開展精細化管理理論的學習與宣傳，根據科室實際情況提出精細化管理思路和方法，并在實施中不斷改進和完善。
1.3.2 加強檢查報告歸檔流程的環節管理
紙質檢查報告由中央運輸人員送入我科，置于B病區貼有“送入”標簽的檢查報告專用抽屜暫時存放；中央運輸人員和科室負責人在檢查報告單簽收登記本雙方簽名及交接，登記本上詳細注明科別、住院號、姓名及簽收的檢查檢驗報告單項目及數量，做好交接工作；“送入”的檢查報告由本科室專人負責整理，及時準確歸入患者病歷夾，保證患者病歷資料的真實性與完整性。
1.3.3 將紙質檢查報告歸檔管理工作責任到人
科室紙質檢查報告歸檔管理工作具體責任人：白天是辦公班護士，夜間是B區加強夜班護士，責任人每天簽收紙質檢查報告并做好交接工作，對檢查報告認真仔細核對、整理并將其歸入患者住院病歷夾中。
1.3.4 加強特殊患者的紙質檢查報告管理
特殊患者包括轉科、出院、死亡患者，患者轉科其紙質檢查報告由中央運輸人員送達患者所在科室，與相應科室具體負責人員做好簽收、交接工作；出院或死亡患者由辦公班護士負責將紙質檢查報告送病案科歸檔。
1.4 評價指標
2014年2月－7月，每日由辦公班護士收集各類紙質檢查報告歸檔情況，在紙質檢查報告歸檔情況登記本記錄報告總例數及未及時歸檔例數。
對實施精細化管理前后的各項指標進行比較分析。評價指標包括：精細化管理實施前后住院患者各類紙質檢查報告的未及時歸檔率（未及時歸檔例數/總例數×100%），各類紙質檢查報告未及時歸檔率差值（精細化管理實施前未及時歸檔率-精細化管理實施后未及時歸檔率），精細化管理實施前后住院患者紙質檢查報告總的未及時歸檔率、未及時歸檔率差值。
1.5 統計學方法
采用統計學分析軟件SPSS 19.0版本進行統計分析，計數資料采用百分比表示，組間比較采用χ2檢驗，檢驗水準α=0.05。
2 結果
2014年2月－7月，住院患者紙質檢查報告采用精細化管理后，檢查報告共10 642份，其中107份未及時歸檔。超聲檢查報告、腎活體組織檢查光學顯微鏡/電子顯微鏡病理診斷檢驗報告、心電圖報告、X線片/CT/MRI報告、心臟彩色超聲報告、病理診斷報告、細胞病理報告單、其他檢查報告未及時歸檔率分別為0.38%、4.01%、0.53%、0.50%、0.59%、1.88%、0.92%、0.00%，較2013年8月－2014年1月均有一定程度的下降，除X線片/CT/MRI報告未及時歸檔率下降1.76個百分點，其余均下降5個百分點以上，其中以腎活體組織檢查光學顯微鏡/電子顯微鏡病理診斷檢驗報告未及時歸檔率下降幅度最大，下降了23.95個百分點。總未及時歸檔率由精細化管理前的12.38%下降至1.06%，差異有統計學意義（P＜0.05）。見表 1、2。
表1
精細化管理前后紙質檢查報告未及時歸檔率比較
表2
精細化管理前后紙質檢查報告未及時歸檔率變化情況
3 討論
所謂精細化管理，就是運用程序化、標準化、數字化和信息化的手段，使各級組織和單元精確、高效、協同、持續運行的一種管理方式[7-8]；簡單地說，就是要使復雜的事情簡單化，簡單的事情規范化，規范化的事情程序化，程序化的事情標準化[9]。
精細化管理的成功運用，紙質檢查報告歸檔情況顯著提高，主要體現在以下2個方面。
3.1 精細化管理提高醫務人員對紙質檢查報告歸檔的重視，增強法律意識與責任心
精細化管理策略中強調指出紙質檢查報告的重要性與學習基礎法律知識與醫德醫風的必要性，不僅有助于培養醫務人員的法律意識與良好的職業操守，也是從根本上加強醫護人員對紙質檢查報告及時歸檔的重視，增強自我防范和管理意識，它是提高紙質檢查報告及時歸檔率的前提。
3.2 精細化管理使紙質檢查報告歸檔工作流程化、簡單化、細節化
3.2.1 精細化管理使紙質檢查報告歸檔工作流程化
檢查報告由中央運輸人員送入科室，置于B病區貼有“送入”標簽的檢查報告專用抽屜，并和科室負責人做好簽收及交接；本科室負責人及時整理、歸入病歷。檢查報告歸檔工作流程化管理方式使歸檔工作銜接協調，保證了歸檔工作的有序進行，明確了歸檔工作的責任與目標。
3.2.2 精細化管理使紙質檢查報告歸檔工作負責人簡單化
責任到人的管理方式使每份紙質檢查報告有了明確的負責人，與之前的參與人員眾多、無明確責任人的管理模式形成鮮明的對比，使紙質檢查報告的管理工作有章可循，有據可查。
3.2.3 精細化管理使紙質檢查報告歸檔工作特殊情況細節化
細節化的管理模式針對高頻率發生情況特殊管理，促進出院、轉科及死亡患者的紙質檢查報告及時歸檔，促進病歷資料的完整性。其中以腎活組織檢查光學顯微鏡/電子顯微鏡病理診斷檢驗報告未及時歸檔率下降幅度最大，達23.95個百分點，這無疑是細節化的管理模式的成功之處。
總之，責任到人的管理方式與細節化的管理模式的成功實施，半年期間各種紙質檢查報告未及時歸檔率較運用精細化管理前均有一定程度的下降，除X線片/CT/MRI報告未及時歸檔率僅下降1.76個百分點，其余均下降5個百分點以上，總未及時歸檔率由應用前的11.39%下降至1.06%，紙質檢查報告及時歸檔率明顯提高。因此，精細化管理有助于提高住院患者紙質檢查報告的及時歸檔率。
綜上所述，精細化管理能夠有效提高住院患者紙質檢查報告的管理質量，提高及時歸檔率，縮短歸檔時間，保證紙質檢查報告得到合理、有效的利用，建議在紙質檢查報告管理中普遍應用。
輔助檢查報告是患者住院過程中不可缺少的一部分，是患者疾病診斷及選擇醫療方法的有效依據[1]，也是教學、科研的重要原始資料，同時在刑事案件中犯人保外就醫、民事糾紛、法醫鑒定等決定仲裁結果中肩負著特殊的法律責任[2-3]，因此將紙質檢查報告及時歸檔以促進住院患者病案資料的完整性十分重要。然而住院患者紙質檢查報告涉及多部門、多環節的管理，紙質檢查報告不能及時歸檔的問題普遍存在[4-6]。2013年8月－2014年1月，我們對本科住院患者紙質檢查報告歸檔情況展開調查，發現具體問題、討論分析原因之后，于2014年2月－7月結合科室實際情況將精細化管理理論應用到住院患者紙質檢查報告歸檔管理工作中，管理效果明顯提高。現報告如下。
1 資料與方法
1.1 精細化管理前紙質檢查報告歸檔管理現狀
1.1.1 精細化管理前紙質檢查報告歸檔管理方法
本院的紙質檢查報告單由中央運輸人員送入我科A、B病區護士站，放入病區貼有“送入”標簽的檢查報告專用抽屜中暫時存放，每日由各醫療組醫師將檢查報告及時歸入患者病歷檔案資料中。
1.1.2 精細化管理前紙質檢查報告歸檔情況
2013年8月－2014年1月，每日由辦公班護士收集各類紙質檢查報告的總例數及未及時歸檔的例數并記錄在紙質檢查報告歸檔情況登記本，統計出半年來紙質檢查報告共10 641份，未及時歸檔的有1 212張，未及時歸檔率為11.39%。
超聲檢查報告、腎臟活體組織檢查光學顯微鏡/電子顯微鏡病理診斷檢驗報告、心電圖報告、X線片/CT/MRI報告、心臟彩色超聲報告、病理診斷報告、細胞病理報告單、其他檢查報告（如幽門螺桿菌檢測報告、結核桿菌檢測報告等）未及時歸檔率依次為7.18%、27.96%、17.70%、2.26%、6.99%、7.32%、7.60%、11.38%。各類紙質檢查報告未及時歸檔率波動于 2.26%～27.96%，腎活體組織檢查光學顯微鏡/電子顯微鏡病理診斷檢驗報告未及時歸檔率最高（27.96%）。
1.2 精細化管理前紙質檢查報告未及時歸檔的原因分析
1.2.1 臨床醫護人員對紙質檢查報告歸檔工作重視度不夠，法律意識不強，責任心不夠
臨床醫護人員專注于臨床專科知識的學習，而忽略了法律知識的學習以致法律知識欠缺，對紙質檢查報告的法律重要性認識程度不足；認為在臨床科室只要治療好患者的疾病就行，至于檢查報告看過知道結果就可以，歸不歸入病歷內并不重要，而忽視了檢查報告的歸檔工作。
其次，伴隨著網絡化的高度發展，醫師可以簡單地從網絡上獲取信息，對紙質報告單的重視程度下降，導致檢查報告久置于檢查報告“送入”抽屜中。再者，醫護人員的工作非常瑣碎，未能及時完成檢查報告的歸檔工作。
1.2.2 紙質檢查報告專用抽屜并不“專一”
我科A、B病區護士站均有貼有“送入”標簽的檢查報告專用抽屜中，雖僅有2個，但增加了中央運輸人員為檢查報告分區的流程，多了一重分類犯錯的機會，致使醫師不能及時找到檢查報告，而不能及時完成檢查報告的歸檔工作。
1.2.3 紙質檢查報告歸檔工作無明確的負責人
既往紙質檢查報告歸檔工作由各個醫療組醫師負責，每個醫療組由一名主治醫師和數名進修醫師、研究生、實習生組成，檢查報告歸檔工作參與人員多，無明確的負責人。而進修醫師、研究生、實習生流動性大，對紙質檢查報告歸檔流程熟悉度不夠，對醫院各項制度的執行容易遺忘或者欠規范，常不能及時完成檢查報告的歸檔工作。
1.2.4 特殊患者的紙質檢查報告歸檔工作有一定難度
特殊患者即轉科、出院、死亡患者，由于部分檢驗項目其檢驗過程需要幾天甚至1周以上才能得出檢查報告結果，當其紙質檢查報告送入科室時，患者的病歷已送病案科或者其他科室，不能及時將檢查報告歸檔。
在本科，主要以腎活體組織檢查光學顯微鏡/電子顯微鏡病理診斷檢驗報告出檢查報告的等待時間較長，待檢查報告回到科室時，多數患者已出院，這也是導致2013年8月－2014年1月1 699份腎活體組織檢查光學顯微鏡/電子顯微鏡病理診斷檢驗報告未及時歸檔比例明顯高于其他檢查報告的主要原因。
1.3 精細化管理：“紙質檢查報告歸檔”方法
1.3.1 法制意識的培養與理論知識的學習
在科室領導的帶領下，科室組織醫護人員學習紙質檢查報告的重要性，強調紙質檢查報告單歸檔所具有的臨床作用及法律意義；學習基礎法律知識與醫德醫風，對當下有關檢查報告的醫療糾紛展開討論與分析；開展精細化管理理論的學習與宣傳，根據科室實際情況提出精細化管理思路和方法，并在實施中不斷改進和完善。
1.3.2 加強檢查報告歸檔流程的環節管理
紙質檢查報告由中央運輸人員送入我科，置于B病區貼有“送入”標簽的檢查報告專用抽屜暫時存放；中央運輸人員和科室負責人在檢查報告單簽收登記本雙方簽名及交接，登記本上詳細注明科別、住院號、姓名及簽收的檢查檢驗報告單項目及數量，做好交接工作；“送入”的檢查報告由本科室專人負責整理，及時準確歸入患者病歷夾，保證患者病歷資料的真實性與完整性。
1.3.3 將紙質檢查報告歸檔管理工作責任到人
科室紙質檢查報告歸檔管理工作具體責任人：白天是辦公班護士，夜間是B區加強夜班護士，責任人每天簽收紙質檢查報告并做好交接工作，對檢查報告認真仔細核對、整理并將其歸入患者住院病歷夾中。
1.3.4 加強特殊患者的紙質檢查報告管理
特殊患者包括轉科、出院、死亡患者，患者轉科其紙質檢查報告由中央運輸人員送達患者所在科室，與相應科室具體負責人員做好簽收、交接工作；出院或死亡患者由辦公班護士負責將紙質檢查報告送病案科歸檔。
1.4 評價指標
2014年2月－7月，每日由辦公班護士收集各類紙質檢查報告歸檔情況，在紙質檢查報告歸檔情況登記本記錄報告總例數及未及時歸檔例數。
對實施精細化管理前后的各項指標進行比較分析。評價指標包括：精細化管理實施前后住院患者各類紙質檢查報告的未及時歸檔率（未及時歸檔例數/總例數×100%），各類紙質檢查報告未及時歸檔率差值（精細化管理實施前未及時歸檔率-精細化管理實施后未及時歸檔率），精細化管理實施前后住院患者紙質檢查報告總的未及時歸檔率、未及時歸檔率差值。
1.5 統計學方法
采用統計學分析軟件SPSS 19.0版本進行統計分析，計數資料采用百分比表示，組間比較采用χ2檢驗，檢驗水準α=0.05。
2 結果
2014年2月－7月，住院患者紙質檢查報告采用精細化管理后，檢查報告共10 642份，其中107份未及時歸檔。超聲檢查報告、腎活體組織檢查光學顯微鏡/電子顯微鏡病理診斷檢驗報告、心電圖報告、X線片/CT/MRI報告、心臟彩色超聲報告、病理診斷報告、細胞病理報告單、其他檢查報告未及時歸檔率分別為0.38%、4.01%、0.53%、0.50%、0.59%、1.88%、0.92%、0.00%，較2013年8月－2014年1月均有一定程度的下降，除X線片/CT/MRI報告未及時歸檔率下降1.76個百分點，其余均下降5個百分點以上，其中以腎活體組織檢查光學顯微鏡/電子顯微鏡病理診斷檢驗報告未及時歸檔率下降幅度最大，下降了23.95個百分點。總未及時歸檔率由精細化管理前的12.38%下降至1.06%，差異有統計學意義（P＜0.05）。見表 1、2。
表1
精細化管理前后紙質檢查報告未及時歸檔率比較
表2
精細化管理前后紙質檢查報告未及時歸檔率變化情況
3 討論
所謂精細化管理，就是運用程序化、標準化、數字化和信息化的手段，使各級組織和單元精確、高效、協同、持續運行的一種管理方式[7-8]；簡單地說，就是要使復雜的事情簡單化，簡單的事情規范化，規范化的事情程序化，程序化的事情標準化[9]。
精細化管理的成功運用，紙質檢查報告歸檔情況顯著提高，主要體現在以下2個方面。
3.1 精細化管理提高醫務人員對紙質檢查報告歸檔的重視，增強法律意識與責任心
精細化管理策略中強調指出紙質檢查報告的重要性與學習基礎法律知識與醫德醫風的必要性，不僅有助于培養醫務人員的法律意識與良好的職業操守，也是從根本上加強醫護人員對紙質檢查報告及時歸檔的重視，增強自我防范和管理意識，它是提高紙質檢查報告及時歸檔率的前提。
3.2 精細化管理使紙質檢查報告歸檔工作流程化、簡單化、細節化
3.2.1 精細化管理使紙質檢查報告歸檔工作流程化
檢查報告由中央運輸人員送入科室，置于B病區貼有“送入”標簽的檢查報告專用抽屜，并和科室負責人做好簽收及交接；本科室負責人及時整理、歸入病歷。檢查報告歸檔工作流程化管理方式使歸檔工作銜接協調，保證了歸檔工作的有序進行，明確了歸檔工作的責任與目標。
3.2.2 精細化管理使紙質檢查報告歸檔工作負責人簡單化
責任到人的管理方式使每份紙質檢查報告有了明確的負責人，與之前的參與人員眾多、無明確責任人的管理模式形成鮮明的對比，使紙質檢查報告的管理工作有章可循，有據可查。
3.2.3 精細化管理使紙質檢查報告歸檔工作特殊情況細節化
細節化的管理模式針對高頻率發生情況特殊管理，促進出院、轉科及死亡患者的紙質檢查報告及時歸檔，促進病歷資料的完整性。其中以腎活組織檢查光學顯微鏡/電子顯微鏡病理診斷檢驗報告未及時歸檔率下降幅度最大，達23.95個百分點，這無疑是細節化的管理模式的成功之處。
總之，責任到人的管理方式與細節化的管理模式的成功實施，半年期間各種紙質檢查報告未及時歸檔率較運用精細化管理前均有一定程度的下降，除X線片/CT/MRI報告未及時歸檔率僅下降1.76個百分點，其余均下降5個百分點以上，總未及時歸檔率由應用前的11.39%下降至1.06%，紙質檢查報告及時歸檔率明顯提高。因此，精細化管理有助于提高住院患者紙質檢查報告的及時歸檔率。
綜上所述，精細化管理能夠有效提高住院患者紙質檢查報告的管理質量，提高及時歸檔率，縮短歸檔時間，保證紙質檢查報告得到合理、有效的利用，建議在紙質檢查報告管理中普遍應用。
