引用本文： 龔偉偉, 業海燕, 肖雨龍, 安樂農, 柳劍, 周湘江. 運用品管圈管理工具，提高電子病歷書寫及時率. 華西醫學, 2017, 32(1): 101-106. doi: 10.7507/1002-0179.201506116 復制
電子病歷作為醫療機構對門診、住院患者（或保健對象）臨床診療和指導干預的、數字化的醫療服務工作記錄，是信息技術和網絡技術在醫療領域的必然產物，是醫院病歷現代化管理的必然趨勢，其在臨床的初步應用極大地提高了醫院的工作效率和醫療質量。隨著電子病歷的廣泛應用，對電子病歷的管理也在逐步地加強。2012 年 2 月原衛生部關于印發《電子病歷基本規范（試行）》[1]的通知中明確指出：“電子病歷錄入應當遵循客觀、真實、準確、及時、完整的原則。”在實際運行中，我們發現電子病歷書寫不及時一直是電子病歷管理中的難題之一。品管圈是由日本石川專馨博士于 1962 年所創，強調圈員自動自發地參與活動，共同解決與工作成效有關的各項問題，目前品管圈在澳大利亞、日本、新加坡等國家和我國臺灣地區已廣泛開展并取得良好效果[2]。目前品管圈在電子病歷正確性、病歷完整性等方面也有諸多應用，但較少應用于電子病歷書寫及時性方面。我們利用品管圈這一工具，通過對影響電子病歷及時性的各項原因進行分析和干預，以提高電子病歷書寫及時率。現報告如下。
1 資料與方法
1.1 一般資料
我院自 2006 年左右開始實行住院病歷電子化，其后陸續在電子病歷系統中嵌入質量控制（質控）模塊，對電子病歷書寫質量監控。近年，醫院又對電子病歷書寫時限進行管理，如出院病歷 48 h 鎖定、首次病程記錄書寫時限不得超過入院 8 h、第 2 次自然病程記錄不得超過 72 h 等。
1.2 方法
1.2.1 成立品管圈 組織由醫院醫務處、護理部、信息中心、病案室、臨床科室、醫技科室等 9 人組成品管圈。人員構成為：男∶女 =5∶4，平均年齡 36.54 歲，副高級以上職稱 2 名，中級職稱 5 名，初級職稱 2 名。取名“智匯圈”，取其“智力匯聚、點滴成圈”之意。推選圈長 1 名，負責主導品管圈活動進度和工作安排；醫務處處長擔任輔導員，負責幫助和指導活動的開展；圈員參與到每個步驟的實施過程中。
1.2.2 活動安排 品管圈活動時間為 2014 年 6 月—2015 年 1 月，利用甘特圖制定每個人的負責內容和各項工作的時間完成節點，每個月開展圈會議 1～2 次，通報圈工作完成情況以及各項需統籌協調的各項事宜。
1.2.3 確立主題 由全體圈員頭腦風暴，提議出病歷質量、首頁完整、出院小結質量、電子病歷及時性等管理主題，按照 SMART 原則（即具體性、衡量性、達到性、相關性、時間性），根據所提問題的嚴重性、迫切性、可行性、實用性、適宜性、圈解決問題的能力等經過圈內 2 輪不記名投票確定活動主題為“提高電子病歷書寫及時率”。選題理由為：電子病歷書寫及時是病歷質量的保證，同時該選題管理能夠被智匯圈有效執行。
1.2.4 現狀把握 隨機抽取醫院 1 000 份電子病歷書寫及時率進行現況調查，其中手術病歷和非手術病歷各 500 份，分首次病程、日常病程記錄、護理記錄、出院記錄、搶救記錄等方面檢查電子病歷書寫時效性（表 1）：① 396 份電子病歷存在書寫不及時現象；② 電子病歷書寫不及時科室分布中手術科室明顯高于非手術科室；③ 在超時事項方面主要集中在“首次病程記錄”和“出院記錄”。且醫院采用信息化手段對正常出院 48 h 后的病案自動歸檔，臨床醫師不允許操作，如需進一步修改病歷，需要填寫申請給相關職能部門對病歷給予解鎖后，方能予以操作。特通過繪制柏拉圖（圖 1），根據 20/80 法則，發現導致電子病歷書寫不及時的原因 80% 集中在：① 忙于搶救處理患者；② 上級醫生審簽不及時；③ 自查完善修改病歷；④ 實驗室檢查、病理報告等結果未歸。因此，智匯圈將目標重點設置在改進以上 4 個方面。
表1
品管圈干預前電子病歷書寫超時事項[例次（%）]
圖1
電子病歷書寫超時原因柏拉圖
1.2.5 目標值設定 目標值=現況值–改善值=現況值–現況值×改善重點×圈能力=39.6%– 39.6%× 87.56%×60%=18.8%。根據圈員自評圈能力得分，本圈圈能力為 3.5 分（總分 5分），應按照 70% 計算，考慮到該圈為第 1 圈，故調整圈能力為 60%。即智匯圈希望通過品管圈管理，能夠將電子病歷書寫不及時率由原有的 39.6% 下降到 18.8%。
1.2.6 要因分析 全體圈員開展深入討論，集思廣益，運用特性要因分析圖（魚骨圖），針對以上 4 個主要原因，從人員、信息、事由、管理 4 個方面進行討論解析，分析電子病歷書寫超時的主要原因（圖 2）。
圖2
電子病歷書寫超時原因分析魚骨圖
1.2.7 對策與實施 全體圈員通過討論，提出以下措施，并分別就可行性、經濟性、圈能力投票選擇實施方案（表 2）。通過圈員的綜合評價及打分，分別從人員、信息、事由、管理 4 個方面選取 1～2 個解決方案；全體圈員針對每一評價項目，依可行性、經濟性、圈能力等項目進行對策選定，評價方式：優 5 分、可 3 分、差 1 分。
表2
電子病歷書寫超時的對策方案選擇評價表
① 人員：請醫院督導組成員根據《病歷書寫規范》要求向年輕醫生開展病歷書寫培訓；對醫療糾紛中發現由于病歷書寫原因導致的賠償案例，做全院通報，吸取經驗教訓。② 信息：設置以下電子病歷書寫時限管理，A. 首程超過 8 h 未記錄；B. 入院記錄、手術記錄、死亡記錄、出院記錄未在24 h 內完成；C. 主治或以上醫師首次查房未在入院 48 h 內完成。對以上電子病歷超時者，電子病歷將立刻鎖定，無法書寫。科室主任提交申請報告后，由職能處室予以打開。③ 事由：加強檢查、檢驗人員力量，利用彈性排班，合理調度分配門診和住院患者檢查時間，延長住院患者 CT、MRI 等大型設備預約時間，使得下班后住院患者仍然可以進行大型設備的檢查，縮短患者等候檢查結果的時間。④ 管理：對超時的電子病歷，落實具體責任人，第 1次超時實行全院通報，第 2 次超時實行經濟處罰。
1.3 效果評價
在對策實施過程中對效果不斷地進行評價，包括有形成果和無形成果。有形成果包括改善前、改善后的電子病歷書寫不及時率比較，目標達標率等。無形成果參考《醫院品管圈輔導手冊》[3]以雷達圖方式對活動前后的多項指標如團隊責任心、自信心、積極性、解決問題能力、團隊凝聚力、溝通協調、幸福感、品管手法等進行比較。由圈員以自評方式評分，得出活動成長值=活動后平均值–活動前平均值。通過正負向來評價無形成果，正向說明有提升，負向說明下降。
1.4 統計學方法
采用 SPSS 15.0 統計學軟件對資料進行統計描述和分析，率的比較采用U 檢驗。檢驗水準α=0.05。
2 結果
2.1 有形成果
經過 6 個月的品管圈干預，再次隨機抽取運行病歷 1 000 份，其中手術病歷和非手術病歷各 500 份，檢查電子病歷書寫及時率，發現共計 138 份病歷書寫不及時，其中手術科室 76 份、非手術科室 62 份。見表 3。
表3
品管圈干預后電子病歷書寫超時事項[例次（%）]
電子病歷書寫不及時率由干預前 39.6% 下降到 13.8%；其中手術科室由 45.6% 降至 15.2%，非手術科室由 33.6% 降至 12.4%，護理記錄、搶救記錄的超時率均降至 0，差異均有統計學意義（P<0.05）。目標達標率=（改善后–改善前）/（目標值–改善前）×100%=（13.80%–39.60%）/（18.80%–39.60%）×100%=124.04%。
2.2 無形成果
通過開展品管圈后，圈員們在品質管理手法、團隊凝聚力、自信心、個人綜合能力和解決問題的能力等方面的活動成長值均為正向，即圈員們在品管圈各個無形成果評價方面能力都得到了提升。見表 4、圖 3。
表4
品管圈活動前后無形成果對照
圖3
品管圈實施前后小組成員素質變化雷達圖
3 討論
通過許多信息化手段，人們試圖控制電子病歷時限管理。如有研究對 3 963 份運行電子病歷質量分析發現 221 份超過電子病歷時限[4]；在對 7 303 例電子病歷作時限分析時發現首次病程記錄超時 82.4% 在 24 h 內，入院記錄超時 86.6% 集中在 48 h 內，出院記錄超時 76.9% 在 48 h 內[5]。也有研究對重慶市基層醫療機構電子病歷數據標準符合性測評研究，發現電子病歷字段缺失分別為 37.21% 和 10.12%，結構化水平較低[6]；在對 526 份模塊式電子病歷實時質量及影響因素調查發現，零缺陷病歷數為 158 份，零缺陷率為 30.04%，時限性缺陷病歷數為 104 份，占 19.77%，完整性缺陷病歷數為 201 份，占 38.21%，邏輯錯誤病歷數為 63 份，占 11.98%[7]。同時多種管理方法運用于電子病歷管理，均取得效果。如利用德國醫療透明管理制度與標準委員會質量認證體系提高電子病歷質量[8]；應用 PDCA 提高電子病歷質量[9-10]；利用電子病歷擴展功能監控病歷質量，利用電子病歷質控系統，病歷質量得到持續改進，病歷完整性、正確性有了明顯提高[11]。在品管圈管理方面，有研究在對 140 份出院病歷采用品管圈管理，使得出錯率明顯降低[12]。也有研究利用品管圈工具提高電子病歷信息的完整性，電子病歷完整性提高 15.85%，患者滿意度提高 18.70%[13]。亦有研究利用品管圈工具改進電子病歷信息的完整性，病歷總體評分由改善前 94.3 分提高到 98.2 分[14]。并有研究通過研發電子病歷質控系統，實現在線實時檢查病歷質量及反饋質控信息，并對檢查結果作出進一步統計分析，明顯提高了電子病歷的完整性和及時性[15]。或是在運用美國醫療機構評審國際聯合委員會標準下，使電子病歷系統連續性及完整性優化，從患者身份識別、醫療文書完整性、臨床路徑、人員權限管理[16]。也有研究提出在電子病歷系統中將病歷書寫和質控管理進行銜接和融合[17]，使質控管理參與到病歷產生的全生命周期，保證電子病歷的準確性、及時性、規范化，提高病案書寫的基礎和環節質量，但電子病歷時限管理仍有諸多問題需要思考。
3.1 電子病歷時限管理的重要性和緊迫性
紙質病歷與電子病歷均是醫務人員疾病診療活動獲得資料并進行歸納、整理、分析形成的記錄，只是記錄的載體不同，紙質病歷作為醫療行為的原始證據和直接證據，是電子病歷最終運行的物化體現，具有法律效力，但這并不意味著電子病歷的管理可有可無。我們認為電子病歷管理是醫療質量管理中的重要一環，由于電子病歷管理中的客觀操作記錄、后臺數據等無法隨意修改，相較紙質病歷更能夠清晰地還原醫務人員的臨床治療過程，所以在醫患關系日益緊張的今天，電子病歷將逐漸成為醫療糾紛、法律責任中證據認定的一部分。而現實卻是在電子病歷管理上雖然國家衛生和計劃生育委員會先后出臺了管理規范，但電子病歷畢竟只是作為臨床病案書寫中的一項輔助工具，只是滿足需求即可，未讓其成為質量控制手段，醫務人員重視不夠，管理也多流于形式。
3.2 運用好電子病歷這把“雙刃劍”
在研究中，我們發現通過在電子病歷系統平臺中加入時限管理，可以非常方便地控制電子病歷的超時書寫，但同時也帶來管理上的諸多難題，比如提前大段拷貝他人病歷，病歷討論形式化、模板化，手術記錄過于簡單，醫務人員依從性降低等現象。這就需要管理者在強化管理反饋的同時，制定出更為詳盡的配套管理措施，從醫療實際出發，在保證醫療質量與安全的前提下，積極開發管理工具，方便醫務人員醫療工作[18]。如在本研究中，通過在電子病歷中加入歸檔和審簽的提醒功能，就極大地降低了電子病歷書寫的超時率。
3.3 運用管理工具、解決系統問題
在解決電子病歷超時書寫這個問題上，我們也發現該問題涉及到多個部門的管理，而非任何一個部門所能解決，所以想到了品管圈這一管理工具。通過多個部門的配合管理、發散思維、廣泛探求問題癥結及解決方案，科學制定相關決策，在解決管理問題的同時，學習、利用管理工具，增長部門之間、人員之間的配合度、增強管理團隊的凝聚力。通過 6 個月品管圈活動，品質管理概念已深入科室，本次品管圈活動將全新的管理模式運用到電子病歷的管理中，為管理科室提供了更科學的管理思路。
綜上所述，品管圈作為一項管理工具應該廣泛地應用于醫療管理領域，作為醫療管理核心的病案管理更應采用多種管理方式與手段給予監管。而在運用品管圈處理電子病歷監管時，管理不能閉門造車、脫離實際，而應集思廣益、博采眾長。
電子病歷作為醫療機構對門診、住院患者（或保健對象）臨床診療和指導干預的、數字化的醫療服務工作記錄，是信息技術和網絡技術在醫療領域的必然產物，是醫院病歷現代化管理的必然趨勢，其在臨床的初步應用極大地提高了醫院的工作效率和醫療質量。隨著電子病歷的廣泛應用，對電子病歷的管理也在逐步地加強。2012 年 2 月原衛生部關于印發《電子病歷基本規范（試行）》[1]的通知中明確指出：“電子病歷錄入應當遵循客觀、真實、準確、及時、完整的原則。”在實際運行中，我們發現電子病歷書寫不及時一直是電子病歷管理中的難題之一。品管圈是由日本石川專馨博士于 1962 年所創，強調圈員自動自發地參與活動，共同解決與工作成效有關的各項問題，目前品管圈在澳大利亞、日本、新加坡等國家和我國臺灣地區已廣泛開展并取得良好效果[2]。目前品管圈在電子病歷正確性、病歷完整性等方面也有諸多應用，但較少應用于電子病歷書寫及時性方面。我們利用品管圈這一工具，通過對影響電子病歷及時性的各項原因進行分析和干預，以提高電子病歷書寫及時率。現報告如下。
1 資料與方法
1.1 一般資料
我院自 2006 年左右開始實行住院病歷電子化，其后陸續在電子病歷系統中嵌入質量控制（質控）模塊，對電子病歷書寫質量監控。近年，醫院又對電子病歷書寫時限進行管理，如出院病歷 48 h 鎖定、首次病程記錄書寫時限不得超過入院 8 h、第 2 次自然病程記錄不得超過 72 h 等。
1.2 方法
1.2.1 成立品管圈 組織由醫院醫務處、護理部、信息中心、病案室、臨床科室、醫技科室等 9 人組成品管圈。人員構成為：男∶女 =5∶4，平均年齡 36.54 歲，副高級以上職稱 2 名，中級職稱 5 名，初級職稱 2 名。取名“智匯圈”，取其“智力匯聚、點滴成圈”之意。推選圈長 1 名，負責主導品管圈活動進度和工作安排；醫務處處長擔任輔導員，負責幫助和指導活動的開展；圈員參與到每個步驟的實施過程中。
1.2.2 活動安排 品管圈活動時間為 2014 年 6 月—2015 年 1 月，利用甘特圖制定每個人的負責內容和各項工作的時間完成節點，每個月開展圈會議 1～2 次，通報圈工作完成情況以及各項需統籌協調的各項事宜。
1.2.3 確立主題 由全體圈員頭腦風暴，提議出病歷質量、首頁完整、出院小結質量、電子病歷及時性等管理主題，按照 SMART 原則（即具體性、衡量性、達到性、相關性、時間性），根據所提問題的嚴重性、迫切性、可行性、實用性、適宜性、圈解決問題的能力等經過圈內 2 輪不記名投票確定活動主題為“提高電子病歷書寫及時率”。選題理由為：電子病歷書寫及時是病歷質量的保證，同時該選題管理能夠被智匯圈有效執行。
1.2.4 現狀把握 隨機抽取醫院 1 000 份電子病歷書寫及時率進行現況調查，其中手術病歷和非手術病歷各 500 份，分首次病程、日常病程記錄、護理記錄、出院記錄、搶救記錄等方面檢查電子病歷書寫時效性（表 1）：① 396 份電子病歷存在書寫不及時現象；② 電子病歷書寫不及時科室分布中手術科室明顯高于非手術科室；③ 在超時事項方面主要集中在“首次病程記錄”和“出院記錄”。且醫院采用信息化手段對正常出院 48 h 后的病案自動歸檔，臨床醫師不允許操作，如需進一步修改病歷，需要填寫申請給相關職能部門對病歷給予解鎖后，方能予以操作。特通過繪制柏拉圖（圖 1），根據 20/80 法則，發現導致電子病歷書寫不及時的原因 80% 集中在：① 忙于搶救處理患者；② 上級醫生審簽不及時；③ 自查完善修改病歷；④ 實驗室檢查、病理報告等結果未歸。因此，智匯圈將目標重點設置在改進以上 4 個方面。
表1
品管圈干預前電子病歷書寫超時事項[例次（%）]
圖1
電子病歷書寫超時原因柏拉圖
1.2.5 目標值設定 目標值=現況值–改善值=現況值–現況值×改善重點×圈能力=39.6%– 39.6%× 87.56%×60%=18.8%。根據圈員自評圈能力得分，本圈圈能力為 3.5 分（總分 5分），應按照 70% 計算，考慮到該圈為第 1 圈，故調整圈能力為 60%。即智匯圈希望通過品管圈管理，能夠將電子病歷書寫不及時率由原有的 39.6% 下降到 18.8%。
1.2.6 要因分析 全體圈員開展深入討論，集思廣益，運用特性要因分析圖（魚骨圖），針對以上 4 個主要原因，從人員、信息、事由、管理 4 個方面進行討論解析，分析電子病歷書寫超時的主要原因（圖 2）。
圖2
電子病歷書寫超時原因分析魚骨圖
1.2.7 對策與實施 全體圈員通過討論，提出以下措施，并分別就可行性、經濟性、圈能力投票選擇實施方案（表 2）。通過圈員的綜合評價及打分，分別從人員、信息、事由、管理 4 個方面選取 1～2 個解決方案；全體圈員針對每一評價項目，依可行性、經濟性、圈能力等項目進行對策選定，評價方式：優 5 分、可 3 分、差 1 分。
表2
電子病歷書寫超時的對策方案選擇評價表
① 人員：請醫院督導組成員根據《病歷書寫規范》要求向年輕醫生開展病歷書寫培訓；對醫療糾紛中發現由于病歷書寫原因導致的賠償案例，做全院通報，吸取經驗教訓。② 信息：設置以下電子病歷書寫時限管理，A. 首程超過 8 h 未記錄；B. 入院記錄、手術記錄、死亡記錄、出院記錄未在24 h 內完成；C. 主治或以上醫師首次查房未在入院 48 h 內完成。對以上電子病歷超時者，電子病歷將立刻鎖定，無法書寫。科室主任提交申請報告后，由職能處室予以打開。③ 事由：加強檢查、檢驗人員力量，利用彈性排班，合理調度分配門診和住院患者檢查時間，延長住院患者 CT、MRI 等大型設備預約時間，使得下班后住院患者仍然可以進行大型設備的檢查，縮短患者等候檢查結果的時間。④ 管理：對超時的電子病歷，落實具體責任人，第 1次超時實行全院通報，第 2 次超時實行經濟處罰。
1.3 效果評價
在對策實施過程中對效果不斷地進行評價，包括有形成果和無形成果。有形成果包括改善前、改善后的電子病歷書寫不及時率比較，目標達標率等。無形成果參考《醫院品管圈輔導手冊》[3]以雷達圖方式對活動前后的多項指標如團隊責任心、自信心、積極性、解決問題能力、團隊凝聚力、溝通協調、幸福感、品管手法等進行比較。由圈員以自評方式評分，得出活動成長值=活動后平均值–活動前平均值。通過正負向來評價無形成果，正向說明有提升，負向說明下降。
1.4 統計學方法
采用 SPSS 15.0 統計學軟件對資料進行統計描述和分析，率的比較采用U 檢驗。檢驗水準α=0.05。
2 結果
2.1 有形成果
經過 6 個月的品管圈干預，再次隨機抽取運行病歷 1 000 份，其中手術病歷和非手術病歷各 500 份，檢查電子病歷書寫及時率，發現共計 138 份病歷書寫不及時，其中手術科室 76 份、非手術科室 62 份。見表 3。
表3
品管圈干預后電子病歷書寫超時事項[例次（%）]
電子病歷書寫不及時率由干預前 39.6% 下降到 13.8%；其中手術科室由 45.6% 降至 15.2%，非手術科室由 33.6% 降至 12.4%，護理記錄、搶救記錄的超時率均降至 0，差異均有統計學意義（P<0.05）。目標達標率=（改善后–改善前）/（目標值–改善前）×100%=（13.80%–39.60%）/（18.80%–39.60%）×100%=124.04%。
2.2 無形成果
通過開展品管圈后，圈員們在品質管理手法、團隊凝聚力、自信心、個人綜合能力和解決問題的能力等方面的活動成長值均為正向，即圈員們在品管圈各個無形成果評價方面能力都得到了提升。見表 4、圖 3。
表4
品管圈活動前后無形成果對照
圖3
品管圈實施前后小組成員素質變化雷達圖
3 討論
通過許多信息化手段，人們試圖控制電子病歷時限管理。如有研究對 3 963 份運行電子病歷質量分析發現 221 份超過電子病歷時限[4]；在對 7 303 例電子病歷作時限分析時發現首次病程記錄超時 82.4% 在 24 h 內，入院記錄超時 86.6% 集中在 48 h 內，出院記錄超時 76.9% 在 48 h 內[5]。也有研究對重慶市基層醫療機構電子病歷數據標準符合性測評研究，發現電子病歷字段缺失分別為 37.21% 和 10.12%，結構化水平較低[6]；在對 526 份模塊式電子病歷實時質量及影響因素調查發現，零缺陷病歷數為 158 份，零缺陷率為 30.04%，時限性缺陷病歷數為 104 份，占 19.77%，完整性缺陷病歷數為 201 份，占 38.21%，邏輯錯誤病歷數為 63 份，占 11.98%[7]。同時多種管理方法運用于電子病歷管理，均取得效果。如利用德國醫療透明管理制度與標準委員會質量認證體系提高電子病歷質量[8]；應用 PDCA 提高電子病歷質量[9-10]；利用電子病歷擴展功能監控病歷質量，利用電子病歷質控系統，病歷質量得到持續改進，病歷完整性、正確性有了明顯提高[11]。在品管圈管理方面，有研究在對 140 份出院病歷采用品管圈管理，使得出錯率明顯降低[12]。也有研究利用品管圈工具提高電子病歷信息的完整性，電子病歷完整性提高 15.85%，患者滿意度提高 18.70%[13]。亦有研究利用品管圈工具改進電子病歷信息的完整性，病歷總體評分由改善前 94.3 分提高到 98.2 分[14]。并有研究通過研發電子病歷質控系統，實現在線實時檢查病歷質量及反饋質控信息，并對檢查結果作出進一步統計分析，明顯提高了電子病歷的完整性和及時性[15]。或是在運用美國醫療機構評審國際聯合委員會標準下，使電子病歷系統連續性及完整性優化，從患者身份識別、醫療文書完整性、臨床路徑、人員權限管理[16]。也有研究提出在電子病歷系統中將病歷書寫和質控管理進行銜接和融合[17]，使質控管理參與到病歷產生的全生命周期，保證電子病歷的準確性、及時性、規范化，提高病案書寫的基礎和環節質量，但電子病歷時限管理仍有諸多問題需要思考。
3.1 電子病歷時限管理的重要性和緊迫性
紙質病歷與電子病歷均是醫務人員疾病診療活動獲得資料并進行歸納、整理、分析形成的記錄，只是記錄的載體不同，紙質病歷作為醫療行為的原始證據和直接證據，是電子病歷最終運行的物化體現，具有法律效力，但這并不意味著電子病歷的管理可有可無。我們認為電子病歷管理是醫療質量管理中的重要一環，由于電子病歷管理中的客觀操作記錄、后臺數據等無法隨意修改，相較紙質病歷更能夠清晰地還原醫務人員的臨床治療過程，所以在醫患關系日益緊張的今天，電子病歷將逐漸成為醫療糾紛、法律責任中證據認定的一部分。而現實卻是在電子病歷管理上雖然國家衛生和計劃生育委員會先后出臺了管理規范，但電子病歷畢竟只是作為臨床病案書寫中的一項輔助工具，只是滿足需求即可，未讓其成為質量控制手段，醫務人員重視不夠，管理也多流于形式。
3.2 運用好電子病歷這把“雙刃劍”
在研究中，我們發現通過在電子病歷系統平臺中加入時限管理，可以非常方便地控制電子病歷的超時書寫，但同時也帶來管理上的諸多難題，比如提前大段拷貝他人病歷，病歷討論形式化、模板化，手術記錄過于簡單，醫務人員依從性降低等現象。這就需要管理者在強化管理反饋的同時，制定出更為詳盡的配套管理措施，從醫療實際出發，在保證醫療質量與安全的前提下，積極開發管理工具，方便醫務人員醫療工作[18]。如在本研究中，通過在電子病歷中加入歸檔和審簽的提醒功能，就極大地降低了電子病歷書寫的超時率。
3.3 運用管理工具、解決系統問題
在解決電子病歷超時書寫這個問題上，我們也發現該問題涉及到多個部門的管理，而非任何一個部門所能解決，所以想到了品管圈這一管理工具。通過多個部門的配合管理、發散思維、廣泛探求問題癥結及解決方案，科學制定相關決策，在解決管理問題的同時，學習、利用管理工具，增長部門之間、人員之間的配合度、增強管理團隊的凝聚力。通過 6 個月品管圈活動，品質管理概念已深入科室，本次品管圈活動將全新的管理模式運用到電子病歷的管理中，為管理科室提供了更科學的管理思路。
綜上所述，品管圈作為一項管理工具應該廣泛地應用于醫療管理領域，作為醫療管理核心的病案管理更應采用多種管理方式與手段給予監管。而在運用品管圈處理電子病歷監管時，管理不能閉門造車、脫離實際，而應集思廣益、博采眾長。
